As notas fiscais são documentos essenciais para a contabilidade e a legalidade das transações comerciais, contudo, em meio à correria diária de um negócio, é fácil cometer pequenos erros na emissão de uma nota fiscal. 

A sensação de descobrir esses erros pode ser angustiante, especialmente sabendo que uma correção inadequada pode levar a complicações legais e financeiras. 

Garantir que todas as transações estejam devidamente registradas e conformes com a legislação enquanto foca nos lucros da empresa é, sem dúvidas, algo crucial nos planos de todo empreendedor. 

Portanto este guia foi criado para ajudar a aliviar essa preocupação, fornecendo um caminho claro e detalhado sobre como corrigir possíveis erros em notas fiscais, Entenda o que pode e o que não pode ser alterado após a emissão das notas, e como proceder corretamente com as correções necessárias.

Vamos começar com os pontos que podem ser corrigidos:

  1. Dados do Emitente e do Destinatário:
    • Nome e Razão Social: Correções podem ser feitas caso houver erros nesses dados, sejam do emitente ou do destinatário.
    • Endereço: O endereço pode ser ajustado se houver erros de digitação ou atualizações necessárias.
    • CNPJ/CPF: Pequenos erros no número do CNPJ ou CPF podem ser corrigidos.
  1. Detalhes da Mercadoria:
    • Descrição do Produto/Serviço: Erros na descrição dos produtos ou serviços podem ser corrigidos para refletir precisamente a transação.
    • Código do Produto: Correções no código do produto, como erros de digitação, podem ser realizadas.
    • Quantidade e Unidade: Ajustes na quantidade e na unidade de medida são permitidos, caso estejam incorretos.
    • Recomenda-se verificar os detalhes dos itens da NF-e de vendas antes de enviá-las.
  1. Dados de Transporte:
    • Transportadora: Informações sobre a transportadora podem ser corrigidas.
    • Placa do Veículo: Erros no número da placa do veículo utilizado para o transporte podem ser ajustados.
  1. Valores:
    • Base de Cálculo do ICMS: A base de cálculo do ICMS pode ser corrigida se estiver incorreta.
    • Valor do ICMS: Ajustes no valor do ICMS são permitidos para refletir a base de cálculo correta.
    • Valor Total da Nota: O valor total pode ser corrigido para garantir a precisão dos dados.
  1. Dentre algumas outras Informações:
    • Natureza da Operação: Correções na descrição da natureza da operação (como venda, devolução, transferência) podem ser realizadas.
    • Campos Adicionais: Informações adicionais e campos descritivos podem ser ajustados para melhor descrever a transação.

Infelizmente nem tudo pode ser corrigido, veja agora os pontos que não podem ser alterados:

  1. Chave de Acesso:
    • A chave de acesso da nota fiscal eletrônica (NF-e) é única e não pode ser alterada após a emissão.
  1. Dados cadastrais:
    • A correção de dados cadastrais que impliquem na mudança do remetente ou do destinatário não pode ser feita.
  1. Data de Emissão e Data de Saída:
    • As datas de emissão da NF-e e de saída da mercadoria não podem ser corrigidas. Se estiverem incorretas, a nota fiscal deve ser cancelada em até 144 horas e uma nova deve ser emitida.
  1. Valor da Operação Total:
    • As variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor total da operação (para estes casos deverá ser utilizada NF-e Complementar), incluindo tributos e totais finais, não são permitidas através de correção.
  1. CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações):
    • Mudanças no CFOP, que define a natureza da operação, não são permitidas. Um erro no CFOP geralmente requer o cancelamento da nota e a emissão de uma nova.

Sabendo o que pode ser corrigido nas notas fiscais veja agora alguns procedimentos detalhados para fazer as correções:

  1. Carta de Correção Eletrônica (CC-e):

A Carta de Correção Eletrônica ou CC-e, deve ser gerada quando o emitente precisar corrigir erros em campos específicos da NF-e que precisa ser devidamente autorizada mediante transmissão à Secretaria da Fazenda.

  • A CC-e é o método mais comum para corrigir erros em uma nota fiscal já emitida.
  • Pode ser usada para corrigir qualquer informação que não altere o valor dos impostos recolhidos.
  • O prazo para emitir uma CC-e é de até 30 dias após a data de autorização da nota fiscal.
  • Para emitir uma CC-e, acesse o sistema de emissão de notas fiscais, selecione a opção para corrigir a nota e preencha os campos necessários com as correções. A CC-e deve ser enviada para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) para autorização.

Para emitir a CC-e:

  • Acesso ao Sistema: Entre no sistema de emissão de NF-e utilizado pela sua empresa.
  • Seleção da NF-e: Encontre a nota fiscal que precisa de correção.
  • Preencher Correções: Preencha os campos com as informações corretas, especificando claramente o erro e a correção necessária.
  • Enviar e Validar: Envie a CC-e para a SEFAZ. Após a validação, a CC-e será vinculada à nota fiscal original.
  1. Cancelamento de Notas Fiscais:
    • Se o erro não puder ser corrigido por meio de uma CC-e (como erros na chave de acesso, CFOP ou datas), a nota fiscal deve ser cancelada.
    • O prazo para cancelar uma nota fiscal eletrônica é de até 24 horas após a sua autorização pela SEFAZ.
    • Só é possível cancelar a nota de produtos quando a mercadoria ainda não saiu do estabelecimento.
    • Após o cancelamento, uma nova nota fiscal deve ser emitida.

Para cancelar a Nota Fiscal:

  • Verificação do Prazo: Certifique-se de que está dentro do prazo de 24 horas (o prazo pode variar a depender da região).
  • Acesso ao Sistema: Acesse o sistema de emissão de NF-e.
  • Solicitar Cancelamento: Preencha os motivos para o cancelamento e envie a solicitação para a SEFAZ.
  • O cancelamento fora do prazo pode gerar multas com a receita, então fique atento a isso.
  • Emitir Nova NF-e: Após o cancelamento ser aceito, emita uma nova nota fiscal corrigida.
  1. Emissão de Nota Fiscal de Ajuste:
    • Em alguns casos, pode ser necessário emitir uma nota fiscal de ajuste para corrigir valores e impostos.
    • Essa nota é utilizada para ajustes específicos e não para substituir a nota original.

Para emitir Nota Fiscal de Ajuste:

  • Identificar Necessidade: Determine se a correção envolve valores ou impostos que não podem ser ajustados com a CC-e.
  • Preencher Dados: Preencha os dados da nota fiscal de ajuste com as informações corretas.
  • Emitir e Enviar: Emita a nota fiscal de ajuste e envie para a SEFAZ para validação.

Concluindo:

Corrigir erros em notas fiscais é uma tarefa crucial para garantir a conformidade fiscal e a precisão contábil. É importante entender quais informações podem ser corrigidas e quais requerem o cancelamento da nota original. 

Leia também sobre porque emitir nota fiscal de serviço? e como o MEI pode emitir nota fiscal?

Para garantir que as correções sejam realizadas de forma correta e eficiente, é recomendável manter a equipe treinada sobre as normas e procedimentos fiscais, além de utilizar sistemas de gestão integrados que facilitem a identificação e correção de erros nas notas fiscais. Utilizando a Carta de Correção Eletrônica (CC-e), o cancelamento da nota fiscal ou a emissão de uma nota de ajuste, as empresas podem garantir que suas transações sejam registradas corretamente e evitar complicações com a Receita Federal.

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